Moje reguły przyjmowania prezentów:
Prowadząc interesy z dostawcami wcześniej czy później dostaniesz prezent. Odkąd pamiętam zawsze było to dla mnie kłopotliwe, a to ze względu na emocje jakie zawsze za tym stoją.
Przełożony, osoby z innych działów, współpracownicy wiedząc o takich prezentach ZAWSZE będą podejrzewali, że masz w tym swój interes, żeby kupować właśnie od tego a nie innego Dostawcy. Po tylu latach bycia po stronie „zakupowej” wypracowałam sobie pewne reguły:
- w kraju nie przyjmuję prezentów w imieniu szefa, zamiast tego organizuję spotkanie z szefem (po rozmowie z nim oczywiście) na którym Dostawca ma okazję sam wręczyć podarek
- jeśli jestem za granicą zanim przyjmę prezent pytam szefa przez komunikator czy zgadza się przyjąć. Jeśli jest możliwość udostępniam Dostawcy komunikator i przez chwilę ze sobą rozmawiają wymieniając uprzejmości.
- jeżeli jest to prezent dla mnie, zapewniam Dostawcę, że jest to dla mnie ogromne wyróżnienie oraz dla mojego szefa skoro jego pracownik został tak doceniony przez Dostawcę.
Oczywiście po powrocie ze spotkania powiadamiam szefa o otrzymanym prezencie (prędzej czy później dowie się o tym i tak, nie ma co ukrywać). Innymi słowy, jeśli niedwuznacznie Dostawca chciał mi dać łapówkę, lub daje coś co miałoby mnie lub moją firmę z nim wiązać, to daję mu subtelny sygnał, że szefostwo o tym będzie wiedziało.
Sprawa załatwiona elegancko, dyskretnie i nikt nie ma urazy, czy poczucia fałszywej wdzięczności/lojalności.
Następnym razem, jeśli faktycznie podarek miał być formą łapówki to Dostawca się zastanowi dwa razy zanim cokolwiek wręczy.
Jeśli zaś faktycznie prezent jest wyrazem szczerej wdzięczności za współpracę, to stosując moje reguły, każdy jest potraktowany z szacunkiem.
Dżentelmen/Dama pozostanie z uczuciem bycia dżentelmenem/damą. - z Dostawcami, na których mi zależy (ze względu na ich cechy i cechy ich produktów) ustalam po max pierwszych trzech falach prezentowych (oni mi/mojemu szefowi a ja im/ich szefowi), że prezenty idą w odstawkę a w zamian oczekuję gwarancji traktowania interesów mojej firmy priorytetowo i z najwyższą powagą.
Od tej chwili ustalamy, że jesteśmy dla nich wyjątkowi, a my ich wyróżniamy spośród wielu innych dostawców.
Wyróżniamy np większymi przedpłatami, dużą ilością zamówień, zamówieniami pozasezonowymi czy wzajemnym traktowaniem tak aby nikt nie „stracił twarzy”.
Z prezentami od Dostawców jest wiele wątków. Postaram się je rozwinąć w kolejnych wpisach z tagami: „prezenty” „dostawca”. Bo co zrobić gdy „wartość” prezentu nas zaskakuje ? Co jeśli prezent jest sam w sobie kłopotliwy, budzi skrępowanie? Co zrobić z prezentem który dostajemy w kłopotliwy sposób, np. w kontenerze z zamówionym towarem ?