Idealny kalendarz firmowy

Szukałam takiego od lat… Wewnątrz w firmach nie sprawdził się ani książkowy ani googlowy. W 2016 odkryłam dla siebie i firm w których działam ~ Trello i… korzystałam tylko ja….

W tym roku odkrył go ktoś w jednej z firm ponownie i … tym razem zaskoczyło 🙂 Poszło miło i gładko bo mogę służyć pomysłami i rozwiązaniami jakie przez te 2 lata przerobiłam i zgromadziłam.

I wiecie jaki jest finał tych moich 2 letnich eksploracji ?

Naprawdę wystarczy wersja free na potrzeby małej firmy 😉 I naprawdę wystarczy jeden dodatek ~ kalendarz. To wszystko 😉

W wersji podstawowej można działać cuda, lecz weź pod uwagę moje rady:

  • zrób tylko jedną tablicę firmową ~ np pt Sprawy bieżące (duża ilość tablic i informacji na nich skutecznie zniechęca do korzystania)
  • zrób kilka list w tablicy, im bardziej ogólne tym lepiej ~
    np Lista: zestawienia a tam kolejno karty np zestawienia urlopów, lista obecności, spis telefonów firmowych, zestawienie leasingów, zestawienie dłużników itp

Potem mamy np Listy: Uwagi od Odbiorców, Uwagi do Dostawców, Do zrobienia, Inne.

Etykiety opisałam uniwersalnie i intuicyjnie kolorami jak leci od góry:

  • zielony „zrobione”,
  • żółty „zaległe”,
  • pomarańcz „w trakcie”,
  • czerwone „pilne”,
  • fiolet „wymagane dodatkowe czynności”,
  • niebieskie „spotkanie”.

W tzw power app Calendar (wersja podstawowa Trello) nie bój się używać przycisku „Dodaj kartę”. Powyżej dwóch kart w danym dniu trzeba będzie przeciągać żeby odczytać treść. Ich ilość wyświetla się przy dacie. Tak zaznaczam przyjazdy Klientów, Dostawców, urlopy, terminy płatności itp. Karty można łatwo przeciągnąć do innej daty – bardzo przydatne gdy mamy z czymś poślizg (często) lub przyspieszamy (rzadko) ;).

I to naprawdę wystarczy na potrzeby Twoje i pracowników. A jeśli chcesz możesz wykorzystać Trello bardziej oryginalnie, np tak jak poniżej:

Pomysł na tablicę do wglądu przez Klientów wykorzystaj jeśli nie masz panelu B2B, lub nie opisujesz swojej polityki sprzedażowej na stronie www. Można wtedy stworzyć tablicę z dostępem dla Odbiorców np „Witam w nazwa firmy” a w środku Listy:

  • Kontakt i karty po jednej na osobę, np Pani Krysia księgowość, Pan Tomek sprzedaż, Pan Henio z numerami tel, godz pracy I andresen email
  • Zasady współpracy i karty: Koszty dostawy, Minimalne ilości, Progi rabatowe, Reklamacje
  • Instrukcja składania zamówień
  • Aktualna Oferta
  • Promocje
  • Aktualności

Można też stworzyć tablicę tylko dla pracowników np danego działu i zamieścić tam linki do formularzy, instrukcje obsługi klienta, zasady rozpatrywania reklamacji, opisy pomocnicze do produktów, Instrukcje w formie checkboxes co należy robić gdy… itp Ja mam np listę „Targi” z checkboxami „Lista rzeczy na targi” np papier, nożyczki, zszywacz, czysty zeszyt, taśma, itp
oraz „Lista dokumentów nowego pracownika” z listą dokumentów jakie musi dostarczyć, formularzami do pobrania, wypełnienia.

Możliwości jest mnóstwo, więcej inspiracji znajdziesz na Trello tutaj i tutaj 🙂

Jeśli nie przekonasz się do Trello teraz, sprawdź za pół roku, rok, dwa ~ może wtedy nadejdzie czas na Waszą współpracę 🙂

6 marca 2018

RELATED POSTS